Passo a passo: saiba como montar um evento incrível e com pouca verba

10 mar Passo a passo: saiba como montar um evento incrível e com pouca verba

Mesmo que sua empresa esteja passando por contenção de despesas,, não há motivo para deixar de organizar eventos corporativos, comemorativos e de capacitação — congressos, convenções, confraternizações, seminários, workshops etc.

Pelo contrário, saiba que é possível montar um evento com segurança sem gastar muito. Para isso, você vai precisar de um bom planejamento e levar em conta o orçamento disponível em caixa para cobrir os gastos. De fato, a organização e o planejamento são os fatores de maior relevância para a realização de um evento de sucesso, não sendo imprescindível um alto investimento financeiro.

Esse post vai apresentar algumas dicas de como montar um evento mesmo com pouca verba. Continue lendo!

Defina o objetivo principal do evento

Antes de tudo é necessário saber o motivo pelo qual o evento será realizado — lançamento de um novo produto pela empresa, promoção de vendas, melhoria no relacionamento entre a marca e os seus consumidores, confraternização de final de ano, comemoração de alguma data especial, entre outras razões.

A partir dessas informações, ficará mais fácil planejar a ocasião — decoração, marketing, divulgação, pessoas a serem convidadas, a contratação de fornecedores, fechamento de parcerias etc. Todos esses fatores vão contribuir para saber exatamente como montar o evento.

Delimite o orçamento

Se o orçamento está curto, será necessário delimitar os valores que poderão ser gastos, com antecedência. Pense em um evento mais econômico, sem que isso signifique a perda da qualidade, mas é importante ter bom senso, equilibrando as contas para não ficar devendo nenhum fornecedor. O ideal é criar uma planilha para controle de gastos e ir anotando todos os valores que sairão do caixa. Assim, você terá um controle maior sobre toda a movimentação financeira.

Pesquise os preços

Antes de começar a contratar, o recomendado é pesquisar os serviços oferecidos e os preços cobrados por diversos fornecedores. Avalie todos os detalhes — data de entrega, qualidade dos serviços prestados ou quantidade de produtos fornecidos. Desse modo, você poderá obter o melhor custo-benefício para a montagem de um evento de sucesso, sem ter que desembolsar uma grana alta.

Aqui valem dois lembretes: o barato pode sair caro e valores altos nem sempre significam alta qualidade. Portanto, é essencial ter inteligência no momento da escolha do fornecedor.

Determine o número de participantes

O número de pessoas que comparecerão ao evento influenciará diretamente na maneira de promover sua segurança. Assim, na cotação e contratação do seguro, a quantidade de participantes determinará o valor da apólice e as coberturas disponíveis contra acidentes, por exemplo. Nesse sentido, quanto maior o número de convidados, mais caro será o contrato de seguro para eventos.

Pense na infraestrutura necessária

A infraestrutura é outro fator que tem impacto direto no orçamento da empresa e precisa ser analisada já na fase do planejamento. Afinal, será necessário alugar um espaço para sua realização? Trata-se de um salão, restaurante, auditório? Será preciso alugar cadeiras, mesas, recursos tecnológicos, equipe de segurança? Estas definições também impactam o orçamento.

Faça parcerias

Fechar parcerias e permutas é uma ótima maneira para reduzir os custos sem que isso implique a perda na qualidade dos serviços. Você terá que oferecer alguma contrapartida para negociar preços mais acessíveis com novos parceiros, sem comprometer o seu orçamento.

Portanto pesquise parceiros disponíveis, analisando o possível interesse deles em negociar com você. Na verdade, essa estratégia surge como uma oportunidade de aumentar o networking, agregar valor à marca, trazer maior visibilidade e ser conhecido por um público maior.

Como você pode perceber, montar um evento corporativo não é uma tarefa tão fácil quanto parece. De qualquer forma, é necessário ter em mente que a proteção aos participantes deve ser uma das prioridades. Diante disso, é muito importante contratar um seguro para eventos que garanta toda a segurança que essa ocasião especial merece!

Se você quer ter sucesso no seu evento corporativo, nós recomendamos a leitura dos próximos artigos. Acompanhe também nosso blog e redes sociais para que você possa ficar por dentro de todas as novidades que vem por aí!